Jak zwolnić pracownika?

 

Celem każdej firmy jest zarabianie pieniędzy przy jak najniższych kosztach. Ta złota zasada znajduje się w większości podręczników do zarządzania. Jako kapitan nie uda Ci się zrealizować planu bez załogi, którą zaprosiłeś na swój pokład. W pojedynkę nie zbudujesz marki znanej na całym globie, co więcej w pojedynkę nie rozkręcisz nawet osiedlowego sklepu. Potrzebujesz ludzi i to kluczowa sprawa. Gatunek ludzki przetrwał i rozwinął się głównie dzięki kooperacji. Jesteśmy skazani na współpracę. Co jednak zrobić kiedy stworzona na papierze strategia wielkich wzrostów nie została osiągnięta? Jak pożegnać się z lojalnymi pracownikami?

Dlaczego zwalniamy pracowników?

Powodów może być wiele. Możemy podzielić je na trzy główne kategorie. Pierwsza to zwolnienia w wyniku nieodpowiedniej postawy pracownika. Zaliczymy do tego takie, które zapoczątkowały ciągłe spóźnienia, lekceważenie obowiązków czy popełnianie karygodnych błędów. Zakładam, że te zdarzają się najrzadziej. W głównej mierze są skutkiem nieodpowiednio przeprowadzonej rekrutacji. Jeśli takie sytuacje zdarzają się często, zastanów się nad zmianą rekrutera. Profesjonalne oko w ciągu kilku minut potrafi ocenić kluczowe cechy charakteru ubiegającego się o pracę. Dzięki temu wykluczy tych, którzy nie rokują. Zaoszczędzisz czas i pieniądze.
Kolejną kategorię stanowią zwolnienia w wyniku niedopasowania cech pracownika do tych, których oczekujesz. Kandydat wydaje się dobrą personą. Być może skupiliście się na jego braku wad, a nie zaletach. Pracownik się nie sprawdził, mimo najszczerszych chęci. Pamiętaj jednak, że to Ty jesteś winien. Ty jako szef poniosłeś klęskę. Nie właściwie oszacowałeś jego potencjał. Być może pasował do pierwotnej roli, ale w związku z dynamicznym rozwojem organizacji nie poradzi sobie w nowej rzeczywistości. O przykład nie trudno. Zatrudniałeś kierownika ds. handlu. Miał koordynować pracę 20 sprzedawców. Robił to doskonale, jednak nie poradzi sobie z zarządzaniem 100 pracowników rozproszonych po całym kraju.
Trzecia kategoria związana jest z problemami finansowymi firmy i wynika z cięć budżetowych. Trzeba zamknąć jedną z linii produkcyjnych, rozwiązać zespół czy uszczuplić kadrę. Ktoś popełnił błąd. Plan działania został źle oszacowany. Przed Tobą bardzo trudne zadanie. Fala zwolnień może poważnie zaburzyć działanie organizacji. Kiedy ludzie boją się o swój byt i nie są pewni posady, nie pracują efektywnie. Martwią się, co odbija się na wynikach. Początek zwolnień bez odpowiednio uszytej strategii może przynieść więcej negatywów niż korzyści. Licząc, że uzdrowi to finanse firmy o przeliczenie nie trudno.

Jak przygotować się do zwolnienia pracownika?

Zastanów się czy to konieczne. Nie będzie odwrotu. Nawet jeśli zmienisz zdanie, ta osoba może już nie chcieć z Tobą pracować. Postaraj się przewidzieć jakie są zalety a jakie wady tego rozwiązania. Z perspektywy firmy czym innym jest zwolnienie pracownika produkcji, którego wyszkolenie zajmuje miesiąc, od menagera, który prowadzi Twój zespół kilka lat. Rozważ co będzie dalej. Czy to zakończy Twoje problemy, rozwiąże kluczowe nieprawidłowości. Jeśli nie masz pełni decyzyjności porozmawiaj z przełożonym. Jeśli bierzesz to na siebie, musisz być pewien swojej decyzji.

Zacznij od zainteresowanego

Najgorsze co możesz zrobić w takie sytuacji to dzielić się z informacjami z podwładnymi. Zwalniany pracownik powinien dowiedzieć się pierwszy. Niewyobrażalnym jest pozyskiwanie informacji z trzeciej ręki od współpracowników. Takie zachowanie zniszczy pr wewnętrzny Twojego miejsca. Jakbyś się czuł, gdyby plotki o Twoim zwolnieniu krążyły po korytarzu, a Ty nie byłbyś o niczym poinformowany? Jeśli musisz podjąć tą trudną decyzję, pożegnaj się z szacunkiem. Przed rozmową przygotuj się na to co będzie później. Czy w pełni wiesz czym zajmuje się dany pracownik? Czy jest ktoś kto potrafi go zastąpić, przynajmniej w perspektywie krótkookresowej? Odpowiedzi dla wielu proste, nie dla wszystkich takowe są. Spotkałem się kilkukrotnie z sytuacją, w której kadra zarządzająca nie miała wiedzy na temat wykonywanych obowiązków podwładnych. Po ich odejściu doszło do trzęsienia ziemi. Chcemy tego uniknąć, więc kilka dni przed właściwym zwolnieniem sprawdź czy Twoja wiedza jest wystarczająca. Czy będziesz potrafił zastąpić menagera?

Zwolnienie z pracy

Zaproś pracownika na rozmowę. Zatroszcz się o komfortowe warunki. Takich rozmów nie przeprowadza się na korytarzu. Im mniej osób na rozmowie, tym lepiej. Nie owijaj w bawełnę. To nie jest czas na dyplomację, ale mimo to zastosuj etykietę biznesu. Pracownik ma prawo wiedzieć, dlaczego zostaje zwolniony. Pamiętaj, że bardzo prawdopodobne, że to organizacja popełniła błąd, a nie on personalnie. Nie tłumacz się za bardzo, ale jesteś mu winien konkretów. Decyzja została już podjęta. Zadbaj także o słownictwo. To nie miejsce na używanie rozmytych wyrażeń. Unikaj słów takich jak: wydaje mi się, sądzę, być może, prawdopodobnie itd. Inaczej postawisz go w kłopotliwej sytuacji. Nie będzie wiedział czy prosić Cię o zmianę zdania. Przygotuj się na emocje, ale nie daj się sprowokować. Przedstaw swój plan na okres wypowiedzenia. Ustal odprawę i podziękuj za współpracę. Zaproponuj referencje. Jeśli rozmowa nie będzie toczyć się właściwym torem i pojawią się wątpliwości. Pamiętaj, że robisz to dla firmy – nie dla siebie, a dla dobra organizacji i pracowników.

Zatroszcz się o kulturę firmy

Poinformuj innych tego samego dnia. Jeśli zwalniasz managera, pozwól mu pożegnać się z zespołem. Jeśli chce, niech sam poinformuje o tym zespół.  Im mniej niedomówień tym lepiej. Jeśli zwalniasz kogoś z kim współpracowałeś kilka lat licz się z jednym. Wśród Twoich pracowników są jego koledzy czy przyjaciele. Zwolnienie bliskiej osoby może ich zdemotywować. Być może nie będą pracować tak efektywnie po jego odejściu. Nie wykluczone, że pojawi się rozterka, że będą następni. Zwolnienia są czasem próby dla kultury w firmie. To pewnego rodzaju weryfikator, który pozwoli niczym pokerzyście przy stole, sprawdzić czy kreowane slogany są realne. Po odejściu pracownika nie pozwalaj sobie na komentowanie jego pracy. O nieobecnych mówimy z szacunkiem i tego należy się trzymać. Twoje zdanie na temat tej osoby zostaw w swoim gabinecie. Kreuj się na profesjonalistę, dbając o reputacje byłych pracowników.