Open space office – czy warto?
System pracy w open space office jest dziś popularnym rozwiązaniem, szczególnie w krajach Europy Zachodniej i Ameryki Północnej. Geneza tego modelu sięga XIX/XX wieku i Stanów Zjednoczonych Ameryki. To właśnie na półkuli zachodniej zdecydowano się zmodernizować pracę biurową. Chociaż badacze spierają się o to, która firma i po co wprowadziła te nowinkę, to można zastanowić się nad jej ówczesną funkcją. Wszyscy pracują w jednym i dużym pomieszczeniu. Każdy pracownik (w tym szef) widzi pracę każdego współpracownika. Działają oni na zasadzie taśmy w fabryce. Każdy odpowiada za swoje narzędzie i może następnemu przekazać teki pełne dokumentów. Pamiętajmy, że ten czas to działanie przedsiębiorstwa bez Internetu i sieci komputerowej. Model open space biuro zrewolucjonizował pracę organizacji. Do dziś budzi kontrowersje. Dla jednych to spełnienie marzeń, a innym spędza sen z powiek. Prawdopodobnie ma tyle samo plusów co minusów, ale wciąż stanowi modne rozwiązanie, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, jego rola jednak zmieniła się. Odpowiadając na podstawowe pytanie – czym jest open space office – bez wahania wskazujemy na pomieszczenie, w którym pracuje cały dział lub firma, pozbawione ścian oddzielających pracowników.
Zalety open space biuro
Popularyzatorzy tej opcji przede wszystkim wskazują na pozytywy modelu po stronie pracodawcy. Chodzi oczywiście o oszczędność pieniędzy. Firma nie potrzebuje wynajmować lokalu o większej powierzchni, ponieważ w pomieszczeniu bez ścian istnieje wręcz nieograniczona możliwość ulokowania pracowników. Nie traci się zatem cennej przestrzeni na ściany. Dodatkowo przez pozbawienie przeszkód w postaci ścian, drzwi czy filarów posiadamy różne możliwości aranżacji biura. Zatrudnienie nowego pracownika, podzielenie zespołów czy stworzenie grup badawczych jest dużo prostsze. W teorii poprawia także komunikacje i umacnia budowanie dialogu. Sprzyja pracy kreatywnej i inicjuje dyskusje. Nie musimy tracić czasu na poszukiwanie współpracowników – wszystkich możemy znaleźć w jednym miejscu. Entuzjaści rozwiązania typu open space office podkreślają budowanie jedności w drużynie. Poznajemy się wzajemnie, nie powinny pojawiać się grupki wykluczające część pracowników. Naturalnie szef ma wszystkich na oku. Pracownicy nie powinni tracić czasu na jałowe dyskusje, szczególnie będąc pod nadzorem przełożonego. Często podnoszonym argumentem jest dostępność managera, który jeszcze mocniej scala się z zespołem. Nie tworzą się sztywne podziały i rozkwita idea solidarności, ponieważ wszyscy pracują w jednym miejscu, bez uprzywilejowanej pozycji.
Wady open space office
Skoro ten styl pracy ma ogrom zalet dlaczego jest tak krytykowany? Każdą z powyższych wartości dodanych, zmieniając punkt widzenia, można zamienić na wadę. Po pierwsze pracownicy mają wrażenie bycia wyłącznie elementami całej machiny. Zatraca się poczucie indywidualizmu i mocy sprawczej, co niestety może ograniczać motywację. Zbyt dużo osób na zbyt małej przestrzeni jest niekomfortowe. Mimo poczucia równości (bo przecież posiadamy identyczne stanowiska pracy) zabieramy pewnego rodzaju wolność. Pracownicy open space biuro głownie skarżą się na hałas. Ten potrafi zabrać siłę do pracy i skupienie. Nawet cicha rozmowa w kilku miejscach wprowadza szmery i przeszkadza. Zamiast pracować lepiej osiąga się efekt odwrotny. Integracja odgórna nie wszystkim się spodoba. Twierdzi się, że tym bardziej powstają obozy, które sprzyjają wykluczaniu. Więzi w pracy zamiast być silniejsze, osłabiają się. Pracownicy nie mają ochoty dzielić się ze wszystkimi swoimi problemami czy sprawami. Najczęstszym działaniem jest zakładanie słuchawek, co powstrzymuje efektywną komunikację. Dodatkowo, nie każdy lubi pracować gdy szef w sposób ciągły przygląda się wynikom. Tak prozaiczne sprawy jak włączenie klimatyzacji, regulacja ogrzewania czy skorzystanie z radia nie będzie proste. Im większa grupa korzysta z pokoju tym trudniej o kompromisy.
Zasady pracy w open space
Podsumowując, model open space office jest kontrowersyjnym sposobem pracy. Zalecam szczególną dozę ostrożności, szczególnie gdy zmieniamy miejsce z tradycyjnego biura na miejsce pozbawione ścian. Pracownicy przyzwyczajeni do innych standardów mogą nie być zadowoleni. Wbrew pozorom komfort pracy jest jednym z najważniejszych elementów pr wewnętrznego. Rozważając tego typu zmiany skonsultujmy się z pracownikami, przecież to oni, a nie biuro stanowią najważniejszy filar organizacji. Troszcząc się o ten beneft pracodawca może wiele zyskać. Jeśli już zdecydowaliśmy się na pracę w open space koniecznie ustalmy zasady, które ułatwią działanie. Wprowadźmy godziny cichej pracy, w których staramy się zachować ciszę. Nie włączamy muzyki czy bez potrzeby nie przeszkadzamy innym. To proste rozwiązanie mogące trwać godzinę lub dwie znacząco wpłynie na jakość pracy. Dodatkowo wyposażmy każdego pracownika w słuchawki, tak by zawsze miał je pod ręką. Ustalmy, że wszelkie dźwięki w telefonach są wyłączone. Jeśli nastąpi konieczność rozmowy telefonicznej nie krzyczmy, a stonowanym głosem rozmawiajmy. Odgórnie ustalmy temperaturę pomieszczenia i możliwości spożywania posiłków przy pulpitach. Jasne zasady czynią przyjaciół.