Podejmowanie decyzji zespołowych

Niezwykle cennym sposobem podejmowania decyzji jest przeprowadzenie burzy mózgów ze swoim zespołem. Każdy człowiek to istotna wartość dodana. Przedyskutowanie problemu czy zagadnienia już na początku może zaoszczędzić Wam późniejszych kłopotów. Jak zatem prowadzić dyskusje by każda z osób czuła się ważna? Nie chcesz chyba budować przeświadczenia, iż pytasz tylko by wprowadzić iluzje podjęcia decyzji przez grupę, a już od początku wiesz co postanowisz. Nie każde zebranie wpływa pozytywnie na pr wewnętrzny, dlatego warto od samego początku ustalić w jaki sposób podejmiesz decyzje jako menager i jaka jest poszczególna rola członków zespołu. Co więcej, warto by członkowie drużyny o tym wiedzieli.

Od czego zależy sposób podejmowania decyzji grupowych?

Nie ma dobrych i złych modeli. Jedne się sprawdzają w danej branży inne w odrębnej. Dla przykładu, w policji nie ma miejsca na podejmowanie decyzji przez wszystkich razem. To bardzo specyficzna organizacja, w której szczególna dyscyplina i gotowość do posłuszeństwa jest wymagana. Jak widzisz, każdy model sprawdzi się w innych warunkach. Dużym błędem z naszej strony byłoby porównywanie firmy produkcyjnej z agencją pr czy restauracją. Prócz branży, bardzo istotnymi elementami wpływającymi na sposób podejmowania decyzji jest czas. Zgodzisz się ze mną, że jako menager inaczej decydujesz pod presją czasu a inaczej, gdy na spokojnie możesz rozważyć każdą opcje. Jeśli decyzja ma być podjęta szybko, długie zebranie i konsultacje z zespołem nie będą najlepszym rozwiązaniem. Niemniej ważnym czynnikiem jest to czy Twoja drużyna ma wiedzę by zadecydować i rozstrzygnąć problem. Weźmy pod lupę firmę transportową i problem polegający na wyborze konkretnej marki aut, które zamierzacie wziąć w leasing. Wasz cel to wybranie samochodów, które najrzadziej się psują, bądź których części na wymianę są zawsze dostępne i nie zrujnują Was finansowo. Sam widzisz, że jako szef działu zakupów nie postąpisz najlepiej jeśli decyzję o wyborze konkretnej marki zlecisz swoim pracownikom administracyjnym. Prawdopodobnie jak nikt znają się na kosztach, ale do specjalistycznej wiedzy technicznej może być im daleko. Ten przykład poruszył istotny wątek – czy w proces decyzyjny musisz zaangażować cały zespół czy tylko konkretne osoby. Elementów determinujących sposób wyboru odpowiedniego modelu podejmowania decyzji jest wiele, ale rozważmy teraz czy decyzja ma bezpośredni wpływ na członków zespołu, a jeśli tak to jak duży. Zdecydowanie inaczej zostaniesz oceniony jako menager, gdy zapytasz o zdanie swoich podopiecznych w sprawie, która bezpośrednio ich dotyczy, np. zmiana godzin funkcjonowania firmy, niż decyzja o wyborze firmy kurierskiej, która będzie dostarczać Wasze produkty klientom. Ostatnim wątkiem, o którym chciałbym wspomnieć, jest to na czym Ci tak naprawdę zależy czy oczekujesz burzliwych dyskusji, które wykrystalizują wiele możliwości czy jako szef zwyczajnie liczysz na posłuszeństwo i gotowość do zaaprobowania Twoich racji.

Metody podejmowania decyzji grupowych 

Konsensus

To metoda, która nie należy do najkrótszych. Sprawdza się, gdy nie masz nad sobą presji czasu. To sposób podjęcia decyzji, który polega na wysłuchaniu wszystkich członków drużyny i wspólnym wyborze. Sposób ten daje możliwość analizy każdego rozwiązania. Każda osoba może wyrazić opinię na temat zdania swojego czy kolegów, nawet krytyczną, a następnie w drodze dyskusji można wybrać najlepszą opcję. Jeśli zespól czuje siłę sprawczą i rozumie skutek podejmowanych działań nie powinno być problemu z realizacją postanowień. Metoda ta wzbudzi zaangażowanie wśród Twoich podopiecznych, które może doprowadzić do konstruktywnych konfliktów. Model ten może prowadzić do lekkiej frustracji po stronie lidera, ale czego nie robi się dla lepszych decyzji.

Metoda większościowa

To typowe podejście demokratyczne do tematu podejmowania decyzji w grupie. Wygrywają Ci, którzy osiągną większość. Słowo „wygrywają” nie zostało napisane przypadkiem. W tym modelu może dojść do polaryzacji w drużynie. Mogą powstać dwa obozy – wygrani i przegrani. Pamiętaj proszę, że drużyna o mniej popularnym poglądzie może chcieć zmienić lub podważyć, a w skrajnych warunkach zmienić Wasze ustalenia, szczególnie jeśli debata zejdzie na temat uczuć. Metoda ta sprawdzi się, gdy istnieją dwie drogi podjęcia decyzji. Nie sprzyja ona rozmową nad spektrum rozwiązań. Jeśli wymagane będzie pełne zaangażowanie całego zespołu podczas realizacji postanowień, tzw. przegrani mogą nie dać z siebie stu procent. Kiedy dyskusja staje się burzliwa, członkowie zespołu mogą zatracić rozsądek na rzecz upartego dążenia za swoim obozem.

Metoda mniejszościowa

Jak sama nazwa wskazuje, mniejszość podejmuje decyzje. Główne zagrożenie stanowi prawdopodobny brak działania na rzecz realizacji postanowienia przez większość drużyny. Ogranicza długość debaty.

Metoda matematycznego uśrednienia

Jest to metoda podobna do większościowej, ale posiadająca elementy mniejszościowej. Nie jest potrzebne 50%+1 głosów by zdecydować. Chodzi o poglądy dominujące, ale nie większościowe. Może się okazać, że 20-30% głosów za daną opcją okaże się wystarczające. W takich modelach zdarza się, że uśredniony pogląd zwycięży, mimo iż nie będzie najlepszy. Chęć realizacji postanowienia przez całą grupę może pozostawiać wiele do życzenia.

Metoda wiedzowa

Decyzje podejmuje ekspert w danej branży. Naturalnie by była zaakceptowana, osoba ta musi posiadać autorytet zespołu, musi być uważana za specjalistę w branży. Zaangażowanie grupy w podjęcie decyzji jest minimalne.

Metoda konsultacyjna

Decyzje podejmuje lider, ale co ważne po konsultacji z zespołem. Członkowie drużyny tylko wyrażają swoją opinie i nie mają wpływu na główną decyzje. Jak sam widzisz, dużo zależy od lidera. To jego umiejętności słuchania i motywowania do wyrażania swoich poglądów mogą okazać się kluczowe. Metoda ta, jak każda inna ma także minusy. Podopieczni mogą chcieć konkurować ze sobą by zyskać względu u szefa, a także próbować mówić to, co chce on usłyszeć.

Decyzja podejmowana przez lidera

Przywódca decyduje indywidualnie, nie dzieli się przywilejem wyrażenia swoich poglądów z drużyną. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest oszczędność czasu. Jeśli ułożony plan ma być realizowany, lider musi być szanowany przez drużynę. Istnieje ryzyko, że część zespołu nie będzie rozumiała decyzji menagera.

Podsumowanie

Jak sam widzisz proces podejmowania decyzji nie należy do prostych. Wszystko zależy od okoliczności. Najlepiej jasno poinformować drużynę w jaki sposób tym razem decyzja będzie podejmowana, dlaczego oraz czego od poszczególnych członków wymagasz. Jeśli zależy Ci na dużym zaangażowaniu członków zespołu lub sama decyzja będzie dla nich ważna zdecyduj się na czasochłonny konsensu. Może się zdarzyć, że specyfikacja branży sprawi, że to mniejszość bądź ekspert zadecyduje, co nie zawsze zostanie dobrze odebrane.